Hablemos en lenguaje claro
Nuestro principal propósito como servidores públicos es servir a los ciudadanos, para eso tenemos que ser claros, concisos y sencillos, de manera que la ciudadanía pueda comprender y tener claridad sobre sus trámites e inquietudes.
En tal sentido, a través del Departamento Nacional de Planeación y su Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, el Estado promueve el uso de un lenguaje comprensible en el servicio público, que pone a disposición de las entidades una guía con 10 pasos para comunicarse usando un lenguaje adecuado. Aquí te compartimos un resumen.
- Póngase en los zapatos del ciudadano: Antes de escribir, identifique quién es el otro, lo que sabe y lo que necesita saber, y cuál es el resultado que usted desea obtener.
- Haga una lista de las ideas que quiera transmitir: Piense cuál o cuáles son los mensajes más importantes, organice en orden lógico y planee el recorrido.
- Organice el texto por pasos: El mensaje más importante debe ir al inicio, así como una explicación concisa de la información que va a encontrar el ciudadano.
- Las frases deben ser cortas: Cada frase debe tener máximo 20 palabras, y cada párrafo máximo 5 líneas. Una idea por frase y un tema por párrafo.
- Use un lenguaje cercano: Hable en primera persona, esto genera mayor confianza. Use ejemplos para información compleja.
- Evite los legalismos: Use un lenguaje simple, directo, humano. Evite palabras especializadas, las dobles negaciones y los legalismos.
- Evite la solemnidad: El exceso de formalidad no es sinónimo de claridad o empatía.
- No abuse de las siglas y los signos de puntuación: No abuse de siglas por obvias que a usted le parezcan, si las va a usar explíquelas.
- Piense en imágenes: Use recursos como fotos, tablas o diagramas para facilitar la comprensión.
- Revíselo: Lea el escrito y verifique el cumplimiento de los pasos, póngalo a prueba pidiendo una segunda opinión que valide la claridad del mensaje.