Normas de etiqueta en videoconferencias
El confinamiento por la COVID-19 ha disparado el uso de aplicaciones y software para realizar videoconferencias. Herramientas que permiten mantener el contacto y la comunicación con compañeros y seguir con las reuniones de trabajo. Pero en una reunión virtual ¿aplican las mismas normas que en una presencial? A continuación, algunos consejos para tener en cuenta:
- Invitación
Enviar la invitación con una anticipación de 8 o 10 días, indicando hora, duración de la reunión y temas a tratar. Hacer la confirmación de asistencia por correo electrónico o por teléfono.
- Prueba técnica
Verificar días antes que la cámara web, el micrófono y los altavoces o auriculares funcionen correctamente.
- La reunión
Antes de empezar la reunión, leer el orden del día o un breve esquema con los temas a tratar.
- Mirar hacia la cámara
Es importante mantener el contacto visual con el resto de participantes mirando directamente a la cámara.
- Concentración
Evitar hacer otras cosas durante la reunión, para mantener la atención, la concentración y por respeto a los demás participantes.
- Ubicación
Buscar un lugar de la casa ordenado y tranquilo, donde el sonido ambiente o el ruido, no interfieran en el desarrollo de la reunión.
- Ruidos
Evita teclear en el computador durante la reunión, para reducir molestias. Es preferible que tomes notas a mano.
- Participación
Si la reunión está convocada para numerosas personas, es importante que te identifiques antes de hablar. Si diriges la reunión, procura ser proactivo y crea un ambiente participativo.
- Abandonar la reunión
Si tienes que retirarte antes de que la reunión finalice y no es oportuno interrumpir, puedes dejar un mensaje privado a los participantes.
- Etiqueta
Lo correcto es vestir de forma adecuada, como si la reunión fuera presencial. Recuerda no comer durante la reunión. Tomar agua sí es aceptable.