Usa correctamente tu correo electrónico
El correo electrónico es una de las herramientas de trabajo más necesarias en la actualidad, en la medida que te facilita el manejo de muchos temas de forma simultánea y te permite asignar tareas y funciones a los equipos de trabajo de manera libre. Para el uso adecuado del correo electrónico y mejorar la productividad, es importante establecer algunos tips o reglas que pueden generar un impacto en el manejo del tiempo.
No respondas al correo no solicitado
Responder al correo no solicitado (spam) es una forma de aumentar la cantidad de correo basura en nuestro buzón ya que indica al remitente que la cuenta es leída. Los mensajes no deseados (incluidos los que contiene o contenían virus) deben borrarse sin más.
Mensajes de Spam
Los mensajes con la marca [Posible Spam] son mensajes que nuestros filtros consideran spam pero que ofrecen dudas. Por eso se entregan marcados al usuario. Si se utiliza el filtro de contenido descrito anteriormente, estos mensajes se moverán automáticamente a la carpeta de “Correo no deseado”. Es importante revisar esta carpeta ya que pueden haber también mensajes legítimos.
No abras adjuntos que no esperas
Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debemos abrir mensajes no esperados que contengan adjuntos ya que pueden tratarse de virus.
No difundas correo no solicitado
No reenvíes correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores). Solo estás contribuyendo a aumentar el correo no solicitado entre tus compañeros de trabajo.
No envíes mensajes a muchas personas en el campo “Para”
Si envías un correo a una larga lista de personas en el campo “Para” estás contribuyendo a que estas personas reciban más correo no solicitado. Además, puede que algunos de ellos no deseen que su dirección sea conocida por terceras personas. Utiliza para esto el campo CCO (con copia oculta). Recuerda controlar la cantidad de destinatarios al enviar correos masivos, tiene un tope de 50 correos en un solo envió cada hora.
Da tu dirección con moderación
No proporciones tu dirección de correo en web de dudosa confianza o que puedan enviarte publicidad no deseada. Atentos al rellenar formularios para no indicar, sin saberlo, que queremos recibir publicidad. Es una buena idea disponer de su cuenta personal para registrarnos en este tipo de sitios.
Diferenciar entre correo profesional y personal
Obtén una cuenta de correo electrónico para asuntos personales. De esta forma podrás reducir el volumen de correo de tu buzón, manteniendo este para los fines adecuados.
Usa un estilo de redacción adecuado al destinatario
La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. No escribas en mayúsculas ya que implica gritar. Utiliza los emoticones (símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal. No utilices la arroba (@) como sustituto del género neutro. Si el contenido de un mensaje te irrita, no contestes de forma inmediata, haz antes una pausa. Ten en cuenta que se trata de comunicación escrita.
Limita el tamaño máximo de archivos adjuntos
Ten en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de archivo (.exe, .vbs, …) puede estar prohibido en el sistema receptor. Como alternativa y para enviar mensajes grandes puede compartir archivos desde su OneDrive.
No olvides incluir un “Asunto” del mensaje
Indica en el campo “Asunto” una frase descriptiva del mensaje. Esto facilita la clasificación, recuperación y lectura al destinario y constituye una norma de cortesía.
Respeta la privacidad de los mensajes y el destinatario
No reenvíes mensajes destinados para ti sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial.